Ob groß oder klein, intern oder extern – wikopreventk-Partnerin Susanne Delle Karth moderiert seit vielen Jahren erfolgreich Veranstaltungsformate. Wie man vor großen Gruppen die Nerven behält und was man bei der Vorbereitung auf keinen Fall vergessen darf, hat sie für uns zusammengefasst:

Moderations-Tipp #1: Ziele klären

  • Die erste Frage bei der Vorbereitung Ihrer Moderation sollte immer lauten: Was ist das Ziel der Veranstaltung? Wer referiert, wer nimmt teil? Lesen Sie sich so gut wie möglich ins Thema ein.
  • TeilnehmerInnen: Vor welcher Gruppe von Menschen werden Sie sprechen? Finden Sie heraus, aus welchen Branchen Ihre Zielgruppe kommt, ob die TeilnehmerInnen eher jung oder älter sind, wie viele Gäste erwartet werden usw. Je mehr Gäste, desto mehr Zeit sollte man für Zwischenfragen einplanen.
  • Ort und Raumgestaltung: Kennen Sie den Veranstaltungsort? Wenn nicht, schauen Sie wenn möglich vor Ort vorbei und klären Sie, welche Technik zur Verfügung steht (Mikro, Headset usw.). Gibt es Zusatz-Mikrofone für Fragen der TeilnehmerInnen? Ist bei der Akustik etwas zu berücksichtigen?
  • Dresscode: Gerade im Rampenlicht sollte man weder over- noch underdressed sein. Im Zweifel mit dem Veranstalter Rücksprache halten, welches Outfit passend ist. Achten Sie darauf, dass Sie sich wohl fühlen und gut bewegen können. Wählen Sie Schuhwerk, in dem Sie bequem den ganzen Tag stehen können.

Moderations-Tipp #2: Vorbereitung, Vorbereitung, Vorbereitung!

  • Ist der genaue Ablauf bereits fixiert? Überprüfen Sie, ob die eingeplanten Zeiten realistisch sind. Wenn nicht, sprechen Sie mit der Veranstaltungsleitung.
  • Informieren Sie sich detailliert über die ReferentInnen und gehen Sie die vorbereiteten Präsentationen durch. Erstellen Sie anhand dessen einen Leitfaden für die Moderation.
  • Halten Sie die wichtigsten Fakten und Informationen auf Moderationskarten fest.
  • Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance: Bereiten Sie einleitende Worte für den Einstieg vor, die das Ziel der Veranstaltung klar machen.
  • Wenn eine Podiumsdiskussion geplant ist: überlegen Sie sich Fragen für alle DiskussionsteilnehmerInnen und stimmen Sie diese vorher ab.

Moderations-Tipp #3: Früh vor Ort sein

  • Seien Sie mindestens ein bis zwei Stunden vor dem tatsächlichen Start am Veranstaltungsort. Machen Sie sich mit dem Raum vertraut, testen Sie die Akustik und überprüfen Sie die Technik.
  • Wenn möglich, vereinbaren Sie mit den ReferentInnen ein Treffen vor Ort zur Feinabstimmung des Ablaufs. Was soll bei der Vorstellung der ReferentInnen unbedingt erwähnt werden (oder nicht)? Kennen sich die Vortragenden mit der Technik aus, die sie nutzen möchten? Wieviel Zeit hat jeder Referent zu Verfügung?

Moderations-Tipp #4: Zeit einhalten

  • Behalten Sie die Zeit im Auge. Trotz bester Vorbereitung bleiben Vorträge meist nicht genau im vorgegebenen Zeitplan. Passen Sie die Diskussionszeiten entsprechend an und überziehen Sie möglichst nicht – das Catering, die TeilnehmerInnen, aber auch die ReferentInnen werden es Ihnen danken!
  • Machen Sie die ReferentInnen deshalb dezent auf Zeitüberschreitungen aufmerksam. Vereinbaren Sie dafür zuvor ein Zeichen.

Moderations-Tipp #5: Flexibel bleiben

  • Nehmen Sie in Ihrer Moderation auf genannte Inhalte Bezug und fassen Sie das Gesagte kurz zusammen.
  • Führen Sie die Inhalte verschiedener Beiträge zusammen, um den roten Faden der Veranstaltung zu verdeutlichen.
  • Bleiben Sie spontan und flexibel. Trotz der besten Vorbereitung gibt es bei fast jeder Veranstaltung unvorhergesehenen Situationen, auf die man als ModeratorIn reagieren muss (Mikro funktioniert nicht, Präsentation funktioniert nicht, Referent stolpert... ). Im besten Fall tun Sie das locker und humorvoll.

Viel Erfolg bei der nächsten Moderation! Mehr über unsere Leistungen im Bereich Moderation finden Sie hier:

Susanne Delle Karth ist Expertin für interne und externe Strategie-, Beteiligungs- und Kommunikationsprozesse.

Susanne Delle Karth hat Wirtschaftswissenschaften in Innsbruck mit den Schwerpunkten Marketing und Finanzwirtschaft studiert. Nach dem Studium sammelte sie Erfahrung in der Kommunikation im Kulturbereich bei Austrian Art Service und dem Guggenheim Museum New York. Sie hat 1996 SVWP gegründet und bis 2014 als geschäftsführende Gesellschafterin geführt.

Seit 2014 ist sie aktive Kooperationspartnerin der wikopreventk.

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